Как правило, средние и крупные предприятия имеют ведомственные (собственные) АТС, которые обеспечивают связь сотрудникам внутри предприятия и дают доступ к городской, междугородней и международной телефонной сети. Если внутренняя связь фактически является бесплатной для предприятия, то за городскую, междугороднюю и международную связь необходимо платить. И порой немалые деньги.
Любое предприятие, планируя свою деятельность и распределение финансов, планирует и затраты на телефонную связь. Но как не превысить плановые параметры по расходам на телефонную связь? Какие подразделения и сотрудники максимально расходуют финансы на телефонную связь? Как определить среди сотен телефонных разговоров те, которые выполнены в рамках трудовой деятельности, и те, которые выполнены в личных целях за счет предприятия? Оправданы ли существующие сейчас расходы на телефонные переговоры или их можно как-то уменьшить?
Эти и еще ряд вопросов могут возникнуть у руководства предприятий при использовании ведомственной АТС.
Как обычно пытаются решить эти вопросы? Во-первых, сотрудникам, которые не связаны по своим обязанностям с междугородними звонками (далее под междугородними звонками будем также подразумевать и международные звонки, и звонки на мобильных операторов), запрещают средствами АТС такие звонки. Далее, издают распоряжения, запрещающие остальным сотрудникам междугородние звонки длительностью более, например, 5 минут. И, если АТС позволяет, то ограничивают длительность вызовов средствами АТС.
Использование подобных распоряжений, как правило, мало эффективно. Например, сотрудник может выполнить сотни звонков по 5 минут, т.е. ничем не нарушив распоряжения, но при этом израсходовать значительные финансовые ресурсы. Кроме того при междугородних звонках основным критерием является не длительность разговора, а стоимость минуты разговора, и 5-и минутный разговор с райцентром по стоимости сильно отличается от такого же по длительности, но, например, с США.
Ограничение длительности вызовов средствами АТС также не является оптимальным вариантом, так как опять же можно выполнить большое число вызовов с заданной в АТС длительностью. С другой стороны при каком-то важном разговоре будет крайне неудобно несколько раз перезванивать абоненту из-за автоматического прерывания вызова.
Решить все эти проблемы, а также получить большое число дополнительной информации, связанной с телефонными переговорами, позволяет использование биллингового комплекса Tariscope Enterprise 3.4 (компании "Софт Пи Ай").
Биллинговый комплекс Tariscope Enterprise 3.4 (далее Tariscope) не только позволяет вести полный учет всех вызовов по каждому сотруднику, подразделению, но и обеспечивает полный контроль над расходованием финансов на телефонные переговоры. Tariscope позволяет установить каждому абоненту или в целом для подразделения денежный или временной лимит на телефонные переговоры, при этом никак не ограничивая длительности отдельных вызовов. При исчерпании лимита Tariscope подает команды управления на АТС, которые запрещают, например, междугородние разговоры до окончания месяца. В начале следующего месяца данный запрет автоматически будет снят. Тем самым предприятие может четко выдерживать запланированные расходы на телефонные переговоры, а при необходимости и снизить их.
Есть ли еще другие пути для оптимизации расходов на телефонную связь? Ответ – положительный. Ведомственные АТС подключаются к городской телефонной сети через каналы связи. Не имея специальных средств, сложно оценить загрузку этих каналов связи. И бывают случаи избыточности таких каналов связи. Tariscope позволяет с посекундной точностью оценить загрузку каналов связи, на основании анализа которой можно оценить эффективность их использования. И при их избыточности – отказаться от ряда каналов, т.е. платить меньше.
Tariscope позволяет присваивать вызовам на определенные телефонные номера конкретную категорию. Например: партнер, клиент, личные вызовы и т.п. Это позволяет быстро выявить вызовы, выполненные сотрудниками в личных целях, и, например, потребовать от них компенсации за эти вызовы.
В настоящее время звонки по целому ряду направлений, особенно международные звонки, выполненные через операторов IP телефонии, существенно дешевле, чем через обычных операторов телефонии. Tariscope позволяет смоделировать работу по тарифам любого оператора IP телефонии, чтобы оценить эффективность работы через таких операторов, и выбрать такого, который бы наиболее оптимально соответствовал потребностям предприятия.
Если ваше предприятие подключено к оператору мобильной связи по корпоративным тарифам и сотрудники выполняют звонки с ведомственной АТС на корпоративные мобильные телефоны, то следует оценить эффективность использования GSM шлюзов. И в этом случае Tariscope поможет быстро и легко справиться с этой задачей.
Tariscope позволяет также моментально получить информацию, например, по электронной почте, о каких-то заранее установленных событиях, возникающих при телефонной связи. В качестве таких событий могут быть, например, звонки со стоимостью выше заданной величины. И выяснение причины подобного вызова можно начать сразу же "по горячим следам", а не в середине следующего месяца, когда появится информация от оператора связи. Другим примером использования уведомления о конкретных вызовах могут быть вызовы на телефоны конкурирующей компании. Ведь не исключены случаи "сливания" сотрудниками компании информации конкурентам.
Указанные выше возможности биллингового комплекса Tariscope являются лишь его небольшой частью. Но даже только их использование позволяет окупить затраты на его приобретение в течение нескольких месяцев.
